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Quattro ottimi consigli per organizzare il lavoro in ufficio

lunedì, 6 luglio 2020, 19:30

Organizzare il lavoro in ufficio potrebbe sembrare semplice e banale ma nulla può essere lasciato al caso. L’impresa È però meno ardua di quanto potrebbe sembrare se si seguono alcune indicazioni di carattere generale, come quelle descritte di seguito in questa breve guida. Ecco allora quali sono I quattro consigli per organizzare il lavoro in ufficio.

  1. Programmare le attività con una lavagna

Uno dei principali consigli per organizzare l’attività in ufficio è per vedere cosa da fare e programmare tutte le attività. Per facilitare questo compito potrebbe essere di grande aiuto una lavagna o simile. A ogni attività va assegnata la data di scadenza per portare a termine il lavoro nei tempi previsti senza ritardi. Ovviamente, è anche importante è dare una priorità in maniera da capire quali siano I lavori più urgenti rispetto a quelli che invece possono essere rimandati.

Per organizzare una lavagna di questo tipo, servono post it e pennarelli colorati per capire subito visivamente quali siano le urgenze. Per programmare in modo efficiente ed esaustivo le attività, ogni lunedì mattina bisogna dedicarci un po’ di tempo, prevedendo una riunione organizzativa per lo staff.

  1. Delegare: no al multitasking

Un consiglio collegato a quello precedente è delegare. In particolare I capi ufficio devono imparare a lasciare andare e assegnare il lavoro agli altri membri dello staff migliorando anche la fiducia e la collaborazione. È impossibile riuscire a stare dietro a tutto perché il multitasking è solo una leggenda metropolitana.

Il rischio di seguire due lavori contemporaneamente è quello di farli male e uscirne esauriti invece di portare a termine un’attività sola in maniera impeccabile. Passare da un lavoro all’altro è piuttosto difficile poiché esiste il concreto rischio di distrazioni che sviano dal discorso e fanno ottenere un risultato inadeguato.

  1. Rispondere alle email, fare telefonate solo in certe fasce orarie

Molte persone che lavorano in ufficio sono concordi nel dire che risponde alle e-mail e fare delle telefonate interrompe la normale attività. L’Ideale per organizzare il lavoro d’ufficio sarebbe dedicare fasce orarie queste attività.

In alternativa, è sempre opportuno finire quello che si sta facendo e rispondere poi alle e-mail. Frasi come “Dammi 5 minuti e ti richiamo”, “Sono impegnata con una cosa poi arrivo” dovrebbero diventare naturali per chi lavora in ufficio.

  1. Tenere in ordine, archiviare, classificare

Infine, non bisogna mai sottovalutare l’importanza di tenere l’ufficio in ordine perché uno spazio organizzato equivale a mantenere l’ordine mentale. Diventa quindi indispensabile archiviare e classificare tutti i documenti, anche in forma digitale per riuscire a risparmiare sulle stampe e sulla carta.

Sono comunque sempre indispensabili raccoglitori e archivi perché ancora moltissimi documenti devono essere in formato cartaceo. Tutta la cartoleria online costa meno perciò vale la pena dare un’occhiata per avere tutto quello che serve per l’ufficio organizzato e produttivo.


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